Bailleur : quelles pièces justificatives demander au candidat locataire ?

Lors d’une location meublée à usage de résidence principale, le propriétaire (bailleur) a le droit de vérifier la situation du locataire à travers certains documents justificatifs. Cependant, depuis 2015, la loi encadre strictement la liste des pièces qui peuvent être demandées afin de protéger la vie privée des locataires. Un décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 (issu de la loi ALUR) a fixé une liste limitative de justificatifs autorisés pour les locations vides et meublées (résidence principale du locataire). En d’autres termes, seuls les documents prévus par la loi peuvent être exigés, et aucun autre.

Documents que le propriétaire peut demander au locataire

Conformément à la loi, le bailleur peut exiger que le candidat locataire fournisse des justificatifs concernant son identité, son domicile, sa situation professionnelle et ses ressources. Voici la liste des pièces justificatives autorisées en location meublée (valable également pour une location vide) :

• Justificatif d’identité : une pièce d’identité en cours de validité avec photo (par exemple, carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport ou permis de conduire). Pour un locataire étranger, un titre de séjour ou document équivalent est accepté.

• Justificatif de domicile : un seul document parmi, par exemple, les trois dernières quittances de loyer, une attestation du précédent bailleur confirmant que le candidat est à jour de ses loyers, une attestation sur l’honneur de la personne qui héberge le candidat, ou à défaut de logement loué, un document de propriété (dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété du domicile principal).

• Justificatif de situation professionnelle : un ou plusieurs documents peuvent être demandés selon le profil du locataire. Il peut s’agir d’un contrat de travail ou d’une attestation de l’employeur (précisant le poste et la rémunération), d’un extrait Kbis (pour un entrepreneur), d’un certificat d’étudiant ou carte étudiant (pour un locataire étudiant), ou encore d’une copie de la carte professionnelle (pour une profession libérale).

• Justificatif de ressources (revenus) : un ou plusieurs documents prouvant la capacité financière du locataire. Par exemple, le dernier avis d’imposition (ou les deux derniers), les trois dernières fiches de paie, les deux derniers bilans comptables ou une attestation de ressources pour les indépendants, les justificatifs des allocations, pensions ou prestations sociales perçues récemment, un justificatif de bourse étudiante ou de simulation d’aide au logement (le cas échéant), et éventuellement un titre de propriété ou avis de taxe foncière (si le candidat est propriétaire d’un bien).

 En résumé, le propriétaire bailleur peut uniquement exiger ces types de documents et pas plus. Au-delà de cette liste officielle, aucun autre justificatif ne peut être demandé au locataire. Le candidat locataire est libre de fournir des copies de ses documents (le bailleur a toutefois le droit de demander à voir les originaux pour vérification). Si le candidat ne fournit pas les pièces requises de la liste autorisée, le propriétaire est en droit de refuser le dossier, mais il ne peut pas exiger de documents qui sortent du cadre légal. 

Pièces que le propriétaire ne peut pas demander

La réglementation protège les locataires contre des demandes abusives ou intrusives. De nombreux documents sont interdits et le bailleur n’a pas le droit de les réclamer dans le cadre d’une location meublée (ou vide) régie par la loi de 1989. Par exemple, tout document touchant à la vie privée ou sans lien avec la solvabilité du locataire est prohibé. Voici quelques exemples de pièces qu’un propriétaire n’a pas le droit de demander au candidat locataire :

• Dossier médical ou données de santé : le bailleur ne peut exiger aucun certificat médical ni attestation de bonne santé du locataire.

• Extrait de casier judiciaire : il est interdit de demander le casier judiciaire du candidat, car cela serait sans lien avec la location et potentiellement discriminatoire.

• Pièces bancaires confidentielles : le propriétaire ne peut pas demander de copie de relevés de compte bancaire ou postal, ni d’attestation de bonne tenue de compte. De même, une autorisation de prélèvement automatique(pour les loyers) ne peut pas être imposée dans le dossier initial. (À noter : même le RIB – Relevé d’Identité Bancaire – ne fait pas partie des justificatifs autorisés pour sélectionner un locataire.)

• Documents personnels et familiaux : par exemple, la carte d’assuré social (carte Vitale), la copie de la carte de sécurité sociale, un contrat de mariage ou un jugement de divorce complet, ou encore une attestation d’absence de crédit en cours sont des éléments qu’un bailleur ne peut légalement pas exiger.

• Photographies d’identité supplémentaires : le propriétaire ne peut pas demander une photo d’identité du candidat en dehors de celle figurant sur la pièce d’identité (afin d’éviter toute discrimination sur l’apparence).

En clair, le bailleur doit s’en tenir aux documents autorisés listés dans la section précédente. Toute demande de document non prévu par la loi est illégale. Ces interdictions visent à éviter les abus et discriminations lors de la constitution du dossier de location. Le locataire qui fait face à une exigence illégale est en droit de la refuser, sans que cela puisse justifier un refus de louer fondé sur ce seul motif.

Sanctions en cas de demande illégale de documents

Que se passe-t-il si un propriétaire outrepasse ses droits et demande des pièces interdites ? La loi prévoit une sanction administrative à l’encontre du bailleur pris en faute. Le propriétaire s’expose à une amende pouvant atteindre 3 000 € (15 000 € s’il s’agit d’une personne morale, par exemple une agence ou une société). Il s’agit d’une amende administrative prononcée par le préfet du département. En pratique, le préfet notifiera d’abord le propriétaire contrevenant et lui donnera la possibilité de s’expliquer ou de régulariser sa demande. Si l’infraction est confirmée, une amende sera alors appliquée. Aucune amende ne peut être infligée au-delà d’un an après la constatation des faits.

En plus de l’amende, un propriétaire qui s’aventure à demander des documents illégaux prend le risque de détériorer la relation de confiance avec ses locataires potentiels, ou même de faire fuir les bons candidats. Il est donc dans l’intérêt du bailleur de se conformer aux règles et de limiter ses demandes aux justificatifs autorisés, afin de sélectionner son locataire en toute légalité et transparence.

Cas particulier : le bail mobilité en location meublée

Le bail mobilité est un type particulier de contrat de location meublée, créé par la loi ELAN en 2018, qui s’adresse aux locataires en mobilité professionnelle ou étudiante (stagiaires, apprentis, mutation temporaire, etc.). Il s’agit d’un bail de courte durée (de 1 à 10 mois, non renouvelable) prévu pour la résidence principale du locataire pendant la période concernée. Si vous optez pour un bail mobilité, sachez que les documents justificatifs à fournir par le locataire restent les mêmes que pour une location meublée classique – le propriétaire demandera donc les pièces listées plus haut (identité, domicile, activité, ressources).

En revanche, le bail mobilité comporte une particularité importante : le propriétaire a interdiction d’exiger un dépôt de garantie. Contrairement à une location meublée classique où un dépôt de garantie (caution financière) de deux mois de loyer peut être demandé, dans le cadre d’un bail mobilité aucun dépôt ne peut être réclamé au locataire. Cette règle vise à faciliter l’accès au logement des personnes en mobilité courte. Le bailleur peut toutefois demander une garantie sous forme de caution solidaire (par exemple la garantie Visale ou un garant physique), et il pourra vérifier la solvabilité de cette caution en lui réclamant les justificatifs autorisés correspondants.

En résumé, le bail mobilité n’impacte pas la nature des documents du dossier de location côté locataire, mais il interdit au bailleur de prendre une garantie financière directe (dépôt). Le propriétaire doit donc se montrer vigilant sur le choix du locataire et éventuellement de son garant, tout en respectant les mêmes limites légales quant aux pièces justificatives demandées.